Gestione della Organizzazione

Descrizione Organizzazione.
Questa soluzione proposta da MAPP Technology consente la creazione e la gestione degli organigrammi aziendali e dei mansionari. La struttura dell’azienda può essere diversa a seconda della prospettiva con la quale la si osserva. Un organigramma pensato per la gestione amministrativa è probabilmente diverso dall’organigramma della stessa azienda pensato per la gestione della sicurezza sul luogo di lavoro.
Attraverso la soluzione proposta l’utente può disegnare tutti gli organigrammi necessari a soddisfare le proprie esigenze e ciascun organigramma avrà una gestione separata dagli altri pur rimanendo all’interno di uno stesso ambiente di lavoro.
La soluzione è formata da tre componenti dell’infrastruttura QEST-Vision®:

• descrizione dell’organizzazione (ODM);
• descrizione dei processi (FPM);
• gestione della documentazione (DMM).

Il primo componente permette la costruzione degli organigrammi dell’azienda, vari e diversi in funzione delle specifiche esigenze di gestione. Gli organigrammi sono strutturati a più livelli consentendo un elevato grado di dettaglio. Ciascun livello è collegato al precedente creando una genealogia. Partendo da un primo livello di vertice le unità organizzative si ramificano man mano fino a formare un vero e proprio albero. Ogni unità organizzativa viene descritta in modo dettagliato indicando le interfacce gerarchiche e funzionali e la “mission” affidata. Sulla base delle funzioni associate all’unità organizzativa vengono inoltre individuare le competenze presenti e quelle mancanti. E’ possibile associare ad un’unità organizzativa uno o più processi, scegliendoli fra quelli proposti dal componente FPM dell’infrastruttura QEST-Vision® così come è possibile associare ad una unità organizzativa uno o più documenti scegliendoli fra quelli proposti dal componente DMM dell’infrastruttura QEST-Vision®.
La soluzione consente di riepilogare le unità organizzative utilizzando come criterio di ordinamento sia i processi che la documentazione (possibilità molto utile nel caso in cui si voglia avere il quadro documentale o dei processi di una singola unità organizzativa). Ad ogni unità organizzativa possono essere associate una o più funzioni (mansioni). L’utente ha la possibilità di crearsi il proprio archivio delle funzioni aziendali. Per ogni funzione viene indicato il nome, il codice identificativo, una dettagliata descrizione e le competenze necessarie al suo svolgimento. L’associazione della funzioni alle rispettive unità organizzative comporta anche l’individuazione delle risorse assegnate ad ogni funzione/unità. In tal modo la soluzione consente la realizzazione di un completo mansionario aziendale suddiviso per unità organizzativa, per funzione, per risorsa assegnata o per centro di costo corrispondente.

Descrizione Processi.
Questa soluzione proposta da MAPP Technology consente la creazione e la gestione dei processi e degli indicatori di prestazione. La soluzione è formata da quattro componenti dell’infrastruttura QEST-Vision®:

• descrizione dei processi (FPM);
• descrizione dell’organizzazione (ODM);
• gestione della documentazione (DMM);
• gestione delle check list (CLM);

Il primo componente permette la definizione dei processi aziendali e l’individuazione degli indicatori di prestazione che, associati a ciascun processo (o fase di processo) forniranno i punti di controllo da utilizzare per la valutazione delle prestazioni dell’azienda nei diversi ambiti (qualità, sicurezza, ambiente, formazione, vendite, ecc.). Per ciascun indicatore di prestazione l’utente può definire l’attività/aspetto da tenere sotto controllo, l’unità di misura da utilizzare, la frequenza dei controlli e la provenienza dei dati. Ad ogni processo aziendale descritto nel componente FPM possono essere associati vari indicatori. I processi sono strutturati a più livelli permettendo la descrizione di un processo principale (o macroprocesso) e delle sue fasi. Ciascun livello è collegato al precedente creando una genealogia. Partendo da un primo livello di vertice i processi si ramificano man mano fino a formare un vero e proprio albero. Ogni processo viene descritto in modo dettagliato (tipo di processo, responsabile, obiettivi da raggiungere, elementi di input e output, controlli e regole). Per ogni processo possono essere indicate le risorse da utilizzare acquisendo i dati dal componente ODM dell’infrastruttura QEST-Vision®. E’ possibile associare ad un processo una o più unità organizzative, scegliendole fra quelle proposte dal componente ODM dell’infrastruttura QEST-Vision® così come è possibile associare ad un processo uno o più documenti scegliendoli fra quelli proposti dal componente DMM dell’infrastruttura QEST-Vision®.
La soluzione consente di riepilogare i processi utilizzando come criterio di ordinamento sia le unità organizzative che la documentazione (possibilità molto utile nel caso in cui si voglia avere il quadro documentale di un processo o la sua diffusione nelle unità organizzative dell’azienda).
La soluzione proposta consente all’utente di utilizzare check list per l’analisi dei processi La check list può essere importata dal componente CLM dell’infrastruttura QEST-Vision®. L’utente potrà scegliere fra le diverse check list presenti quella (o quelle) che sono riferibili all’attività che sta svolgendo. Il contenuto della check list potrà essere comunque modificato in funzione delle proprie esigenze. Per ciascuna domanda presente nella check list viene dato un valore (da 1 a 5) pesato sulla base di un fattore di correzione. Al termine della compilazione viene fornito un valore che rappresenta l’esito della check list ed è formato dalla media dei valori rilevati per ciascuna risposta.
Gli utenti possono aprire azioni correttive o preventive (miglioramenti) su processi o su singole fasi di processo. (ad esempio a seguito di riesami di direzione, audit o sulla base degli esiti delle check list). Attraverso l’azione viene impostato l’intervento correttivo o di miglioramento e vengono definiti in modo preciso tempi e modi di effettuazione.

Gestione Documentazione.
Questa soluzione proposta da MAPP Technology consente la creazione, l’archiviazione e la distribuzione in rete dei documenti aziendali con una gestione completa dei flussi di approvazione e degli indici di revisione. La soluzione è formata da tre componenti dell’infrastruttura QEST-Vision®:

• gestione della documentazione (DMM);
• descrizione dell’organizzazione (ODM);
• descrizione dei processi (FPM).

Il primo componente permette la gestione dell’intero ciclo di vita di un documento. La soluzione prevede due distinte modalità di gestione:

1. Archiviazione;
2. Compilazione.

Con la prima modalità di gestione il componente DMM diventa un efficiente prodotto per l’archiviazione ordinata di documentazione creata con editor esterni (Microsoft Word, Excel, documenti scannerizzati, fax, ecc.). Con la seconda modalità di gestione il componente DMM non si occupa soltanto dell’archiviazione dei documenti ma permette all’utente di redigerli e di seguirne passo passo il ciclo di vita attraverso l’apposizione di firme elettroniche. Le responsabilità della gestione della documentazione vengono suddivise sulla base delle funzioni aziendali. Utenti autorizzati definiscono le categorie documentali che verranno utilizzate per la creazione dei documenti veri e propri. Per ciascuna categoria documentale è previsto un codice univoco di identificazione e l’individuazione degli utenti abilitati, sia come creazione che come lettura (liste di distribuzione). Sulla base delle autorizzazioni avute gli utenti possono creare i documenti scegliendo le categorie fra quelle predefinite, riducendo in tal modo il numero di errori in fase di compilazione. E’ possibile utilizzare per la definizione della struttura della documentazione dei documenti di stile creati in precedenza e salvati nel componente stesso.
I documenti sono costituiti da un frontespizio che contiene tutte le caratteristiche del documento:

• titolo;
• codice;
• revisione;
• lista autori e date di compilazione;
• lista di distribuzione;
• corpo testo;
• allegati;
• elenco dei capitoli;
• note alla presente versione;
• note alle versioni precedenti;
• note del verificatore e dell’approvatore.

Al frontespizio possono essere collegati gerarchicamente dei capitoli che ne seguono il ciclo di vita e che permettono la completa strutturazione del documento (in particolare quando il componente DMM viene utilizzato come compilatore e non come semplice archiviatore). L’utente può associare ad un documento una o più unità organizzative, scegliendole fra quelle proposte dal componente ODM dell’infrastruttura QEST-Vision® così come può associare ad un documento uno o più processi scegliendoli fra quelli proposti dal componente FPM dell’infrastruttura QEST-Vision®. La soluzione consente di riepilogare i documenti utilizzando come criterio di ordinamento sia le unità organizzative che i processi (possibilità molto utile quando sia necessario avere un riepilogo dei documenti presenti in una determinata unità organizzativa oppure avere il riepilogo dei documenti che sono collegati ad un certo processo aziendale). I documenti presenti nel componente DMM vengono creati in un ambiente visibile soltanto agli utenti autorizzati. Nel momento in cui il documento viene pubblicato questo passa in un nuovo ambiente aperto invece a tutti gli utenti.
Ogni passaggio nel ciclo di vita del documento viene sancito dall’apposizione della firma elettronica del responsabile della fase.
La soluzione gestisce anche le revisioni dei documenti mantenendo in un sezione dedicata la cronologia delle modifiche effettuate; inoltre i documenti obsoleti sono archiviati in uno specifico ambiente di lavoro per una loro successiva consultazione.

Analisi Organizzazione.
Questa soluzione proposta da MAPP Technology consente l’analisi della struttura organizzativa e del quadro dei processi aziendali, al fine di mettere in atto eventuali attività di miglioramento.
La soluzione è formata da quattro componenti dell’infrastruttura QEST-Vision®:

• analisi organizzativa (OAM);
• descrizione dell’organizzazione (ODM);
• descrizione dei processi (FPM);
• gestione delle check list (CLM).

Il primo componente consente all’utente di avere un quadro dettagliato della situazione relativa alla struttura organizzativa e ai processi aziendali. Possono essere creati diversi documenti di analisi in funzione degli aspetti che l’utente vuole esaminare. In caso di analisi della struttura organizzativa, l’utente può scegliere l’unità organizzativa da esaminare fra quelle proposte dal componente ODM dell’infrastruttura QEST-Vision®. Dell’unità organizzativa scelta verranno proposte:

• risorse utilizzate;
• competenze previste;
• competenze rilevate;
• competenze mancanti;
• competenze non utilizzate;
• non conformità rilevate;
• processi collegati.

Nel caso invece l’utente voglia effettuare un’analisi dei processi aziendali la soluzione mostrerà per ciascun processo scelto l’elenco delle non conformità a lui riferibili. Su ogni scheda di analisi possono essere aperte attività di miglioramento. Il documento con il quale vengono registrate tali attività contiene:

• l’indicazione del tipo di miglioramento;
• la sua descrizione;
• le funzioni coinvolte;
• l’importanza/necessità del miglioramento;
• l’intervento proposto;
• la data proposta per l’effettuazione;
• i costi;
• gli effetti del non intervento.

Nel momento in cui l’attività di miglioramento verrà conclusa l’utente può valutare l’efficacia dell’intervento effettuato e proporre eventualmente ulteriori azioni. La valutazione dell’efficacia o i punti da toccare durante l’attività di miglioramento possono essere definiti attraverso la compilazione di check list. La check list può essere importata dal componente CLM dell’infrastruttura QEST-Vision®. L’utente potrà scegliere fra le diverse check list presenti quella (o quelle ) che sono riferibili all’attività che sta svolgendo. Il contenuto della check list potrà essere comunque modificato in funzione delle proprie esigenze. Per ciascuna domanda presente nella check list viene dato un valore (da 1 a 5) pesato sulla base di un fattore di correzione. Al termine della compilazione viene fornito un valore che rappresenta l’esito della check list ed è formato dalla media dei valori rilevati per ciascuna risposta.