Gestione dei fornitori

Controlli in Accettazione.
Una delle principali soluzioni proposte da MAPP Technology è relativa alla gestione dei controlli in accettazione sulle materie prime. Tale soluzione per funzioni e problematiche che tocca è estremamente delicata e merita una particolare attenzione. Attraverso un corretto ed efficace controllo in accettazione l'azienda riduce drasticamente gli scarti di produzione, le non conformità, i reclami da clienti insoddisfatti della qualità del prodotto finito. Dimezza i tempi di lavorazione in quanto utilizza solo materie prime conformi e migliora il rendimento della produzione. Le funzioni coinvolte nel processo di controllo in accettazione delle materie prime sono diverse e vanno dagli acquisti, alla qualità, alla produzione, alla logistica, al laboratorio.
La soluzione proposta da MAPP Technology è formata da cinque componenti dell'infrastruttura QEST-Vision che a vario titolo concorrono alla gestione del problema:

Il primo componente permette di definire il piano degli arrivi di materie prime, semilavorati e e prodotti finiti. Per ciascun arrivo viene creata una scheda nella quale si da una dettagliata descrizione del prodotto, del fornitore, della modalità di consegna, della destinazione in azienda. Inoltre nella scheda arrivo sono definite tutte le prove alle quali il prodotto dovrà essere sottoposto. Tali prove sono create nel componente Specifiche Materie Prime (RMM). All'interno di questo componente vengono descritte le singole prove che serviranno a creare le schede specifiche. Ad ogni materia prima si provvede poi ad associare una scheda specifiche.
Nel componente IPP sarà sufficiente richiamare la scheda specifiche relativa alla materie prima in accettazione. Sulla base del risultato delle analisi effettuate i prodotti in ingresso potranno essere bloccati (problemi amministrativi, tecnici o logistici), potranno essere accettati in deroga o potranno essere respinti. In caso di accettazione in deroga potrà essere aperta una non conformità sul fornitore che non ha rispettato il capitolato di acquisto. Tale non conformità sarà aperta utilizzando in componente NCM.
Nel caso in cui la merce venisse anche respinta, oltre all'apertura della non conformità potrà essere generato un documento di Reso merce con il componente RHM. In entrambi i casi il problema rilevato durante il controllo in accettazione, la non conformità e l'eventuale reso verranno registrate nelle scheda personale del fornitore. In occasione della qualifica del fornitore effettuata con il componente SMM potranno essere richiamate tutte le non conformità nate a seguito di controlli in accettazione e utilizzare questi dati per effettuare la sua valutazione.
Il controllo in accettazione può essere integrato con il componente per la gestione del magazzino (WSM). In questo caso la movimentazione di merce in ingresso andrà a generare una scheda di carico nel magazzino. Si provvederà inoltre ad assegnare al lotto di materia prima in ingresso un codice di identificazione e una locazione. Questa attività è fondamentale quando si voglia gestire la tracciabilità di un prodotto.

Non Conformità.
La soluzione è formata da tre componenti dell'infrastruttura QEST-Vision:

Il primo componente consente di effettuare una valutazione del fornitore (nella maggior parte dei casi in occasione dell'attività di qualifica) a seguito della quale può emergere una non conformità. Questa non conformità viene gestita nel componente NCM. Chi effettua la rilevazione della non conformità provvederà ad abbinarla al fornitore che l'ha generata. In questo modo da un lato in NCM si potrà avere il riepilogo delle non conformità per nome del fornitore (e al limite anche per tipo di prodotto), dall'altro nella scheda di valutazione del fornitore verrà riportata la non conformità rilevata con indicazione del tipo e della soluzione adottata. L'utente rileva la non conformità e la gestisce definendo sia il trattamento immediato che le azioni correttive conseguenti. Chi rileva la non conformità effettua una valutazione preliminare nella quale incomincia a fare ipotesi circa le cause e i possibili rimedi da attuare. Al termine della rilevazione, la non conformità viene passata ad un responsabile che, anche con il supporto di collaboratori od esperti, provvede a fare una valutazione dell'accaduto. Sulla base di questa valutazione vengono messe in atto le azioni conseguenti. Per ogni non conformità è possibile definire i tempi e i costi.
La non conformità solitamente viene rilevata da dipendenti dell'azienda ed è imputabile a funzioni o aree aziendali che dovranno sostenerne i costi. Per questo motivo è possibile effettuare un collegamento fra NCM e il componente ODM che gestisce l'organigramma aziendale.
La non conformità sul fornitore può essere integrata con la gestione non conformità su prodotto e su processo. In questo caso dovrà essere previsto anche l'utilizzo dei componenti PSM (per la descrizione del prodotto) e FPM (per la descrizione del processo).

Qualificazione Fornitori.
Attraverso i componenti che formano questa soluzione sarà possibile gestire in modo esaustivo ogni problematica legata ai propri fornitori. Non solo l'azienda potrà effettuare le valutazioni iniziali e periodiche sulla qualità del servizio e dei prodotti forniti, ma potrà anche registrare le non conformità aperte a carico del fornitore, pianificare e condurre gli audit, gestire i resi di merce.
La soluzione è formata da cinque componenti dell'infrastruttura QEST-Vision:

Il primo componente consente di effettuare una valutazione del fornitore (nella maggior parte dei casi in occasione dell'attività di qualifica) a seguito della quale può emergere una non conformità. Questa non conformità viene gestita nel componente NCM. Chi effettua la rilevazione della non conformità provvederà ad abbinarla al fornitore che l'ha generata. In questo modo da un lato in NCM si potrà avere il riepilogo delle non conformità per nome del fornitore (e al limite anche per tipo di prodotto), dall'altro nella scheda di valutazione del fornitore verrà riportata la non conformità rilevata con indicazione del tipo e della soluzione adottata. La scheda di valutazione del fornitore si compone delle analisi effettuate da diverse funzioni aziendali attraverso la compilazione di check list preparate ad hoc nel componente CLM. Ciascuna funzione si potrà creare le check list che rispondono alle proprie esigenze di valutazione.
La valutazione del fornitore o di uno specifico prodotto di questi potrà essere influenzata dagli audit condotti su quest'ultimo. Gli audit sul fornitore vengono pianificati e registrati nel componente QAM. La valutazione del fornitore potrà altresì essere influenzata dalle materie prime rese a seguito di non conformità rispetto alle specifiche di fornitura. La gestione dei resi di materie prime può essere fatta in modo completo attraverso il componente RHM.

Audit su Fornitore.
Attraverso questa soluzione non solo l'azienda può definire il piano delle visite presso i fornitori, ma anche compilare e archiviare i report di valutazione e procedere se necessario ad una riqualifica del fornitore.
La soluzione è formata da quattro componenti dell'infrastruttura QEST-Vision:

Il primo componente consente di creare il piano delle visite di sorveglianza dei propri fornitori. Per ogni visita è possibile definire gli attori (chi gestirà l'audit, chi lo accompagnerà e chi dovrà subirlo), l'oggetto su cui si concentrerà la verifica (si possono ipotizzare livelli di analisi diversi; è possibile verificare il fornitore nel suo complesso, oppure solo una specifica attività) e la data in cui verrà effettuata. I dati del proprio fornitore sono presenti nel componente ODM dove è possibile descrivere la struttura del fornitore e indicare i prodotto che ciascuno fornisce.
Una volta definito e approvato il piano di audit, gli utenti avranno a disposizione uno scadenziario che avviserà ogni qualvolta sia in scandenza una verifica. Sempre con il componente QAM verranno archiviati i rapporti di valutazione compilati durante l'audit. Gli operatori possono condurre l'attività di verifica aiutandosi con check list create ad hoc nel componente CLM e importate per l'occasione.
L'esito dell'audit sul fornitore, su un suo servizio o su uno specifico prodotto verrà poi richiamato nel componente SMM (gestione dei fornitori) durante l'attività di qualifica come elemento di valutazione.
La soluzione per la gestione degli audit su fornitori può essere integrata con altri componenti dell'infrastruttura QEST-Vision®; in particolare con il componente DMM per la gestione della documentazione dove potranno essere presenti documenti relativi ai rapporti fra azienda e fornitore (contratti, capitolati di vendita, specifiche di fornitura, messaggi).
La soluzione per la gestione degli audit su fornitori inoltre può essere abbinata, in un'ottica di creazione di una infrastruttura informatica, alla soluzione per il controllo in accettazione. Infatti da una materia prima non conforme rilevata durante i controlli in ingresso possono nascere la richiesta (gestita attraverso azioni) di effettuare un audit straordinario sul fornitore in questione.